पेपरलेस कार्यालय फ़ाइल प्रबंधन की दुविधा को कैसे हल करता है?

आइए पहले बात करते हैं कि सिरदर्द पारंपरिक कार्यालय कैसा है: फ़ाइल कैबिनेट भरा हुआ है, और अनुबंध खोजने में लंबा समय लगता है; महत्वपूर्ण दस्तावेज आसानी से खो जाते हैं या क्षतिग्रस्त हो जाते हैं; विभाग "पार्सल पास" खेलने जैसे दस्तावेज पास करते हैं। इन समस्याओं को प्रभावी ढंग से हल किया जा सकता हैपेपरलेस ऑफिस सिस्टम।

1। इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग पेपर संचय की जगह लेती है

पेपरलेस कार्यालय का सबसे प्रत्यक्ष लाभ फ़ाइलों को "ऑनलाइन" बनाना है। सभी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक संस्करणों में स्कैन किया जाता है और सिस्टम में संग्रहीत किया जाता है, जो कई स्वरूपों जैसे कि पीडीएफ और वर्ड का समर्थन करता है। उदाहरण के लिए, हमारी कंपनी के अनुबंध प्रबंधन प्रणाली को अब केवल 3 सेकंड के भीतर पूरी फ़ाइल को पुनः प्राप्त करने के लिए अनुबंध संख्या में प्रवेश करने की आवश्यकता है, और अलमारियाँ के माध्यम से अफवाह करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

2। स्मार्ट खोज और तेजी से स्थिति

इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों का सबसे बड़ा लाभ यह है कि उन्हें खोजा जा सकता है। सिस्टम के अंतर्निहित पूर्ण-पाठ खोज फ़ंक्शन कीवर्ड, दिनांक, लेखकों और अन्य आयामों द्वारा खोज सकते हैं। पिछले हफ्ते, वित्त विभाग तीन साल पहले एक प्रतिपूर्ति फॉर्म की तलाश कर रहा था। फाइलों के माध्यम से फ्लिप करने में लंबा समय लगता था, लेकिन अब यह "2022 में यात्रा खर्च" में प्रवेश करने के बाद सामने आता है।

3। भ्रम से बचने के लिए संस्करण नियंत्रण

कागज दस्तावेजों के बारे में सबसे अधिक भयभीत बात यह है कि उन्हें लगातार संशोधित किया जा रहा है, और कोई नहीं जानता कि नवीनतम संस्करण किसके पास है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रणाली स्वचालित रूप से ऐतिहासिक संस्करणों को बचाएगी और संशोधन अनुमतियाँ सेट करेगी। हमारे विपणन विभाग के नियोजन प्रस्ताव को अब संस्करण 15 में संशोधित किया गया है, और सिस्टम स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड करता है कि प्रत्येक संशोधन और कब बनाया गया है।

4। मोबाइल कार्यालय अंतरिक्ष सीमाओं को तोड़ता है

एक पेपरलेस सिस्टम के साथ, मोबाइल फोन किसी भी समय फ़ाइलों तक भी पहुंच सकते हैं। पिछली बार, मेरे बॉस ने हवाई अड्डे पर एक उद्धरण के लिए कहा था, और मैंने इसे सीधे अपने मोबाइल फोन पर सिस्टम में लॉग इन करने के लिए उसे भेज दिया, जो एक्सप्रेस डिलीवरी की तुलना में तेज था। जब मैं यात्रा करता हूं तो मैं एक टैबलेट के साथ सभी फ़ाइलों को संभाल सकता हूं, और मैं अपने सूटकेस में आधा पैक कर सकता हूं।

5। नुकसान को रोकने के लिए सुरक्षित बैकअप

स्कैनिंग के बाद महत्वपूर्ण फाइलें स्वचालित रूप से क्लाउड तक समर्थित हो जाती हैं, इसलिए कंप्यूटर के टूटने पर भी चिंता करने की कोई आवश्यकता नहीं है। हमने एक त्रासदी का सामना किया है जहां कार्यालय में बाढ़ आ गई थी और सभी पेपर फाइलें खो गई थीं। अब इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में ट्रिपल बैकअप हैं, जो अधिक सुरक्षित हैं।

6। ग्रीन ऑफिस लागत को कम करता है

आइए कुछ गणना करते हैं: A4 पेपर की लागत 20 युआन प्रति पैक है, और कंपनी प्रति माह 100 पैक का उपयोग करती है, जो एक वर्ष में 24,000 युआन है। प्रिंटर उपभोग्य सामग्रियों, फाइलिंग अलमारियाँ, और संग्रह कक्ष स्थान सभी लागत हैं। करने के बादकागज रहित कार्यालय प्रणाली, इन खर्चों को कम से कम 70%तक कम किया जा सकता है, जो पर्यावरण के अनुकूल भी है।

एक पेशेवर निर्माता और आपूर्तिकर्ता के रूप में, हम उच्च गुणवत्ता वाले उत्पाद प्रदान करते हैं। यदि आप हमारे उत्पादों में रुचि रखते हैं या कोई प्रश्न हैं, तो कृपया स्वतंत्र महसूस करेंहमसे संपर्क करें।